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Annuaires

L'annuaire 2.0 permet d'organiser toutes les informations des membres et contacts de l'entreprise.
Les membres sont ceux qui possèdent un accès sécurisé à l'annuaire de votre plateforme. Ils sont invités par l'administrateur ou récupérés à partir de votre système d'information.
Les contacts sont insérés et renseignés par les membres eux-mêmes dans leur répertoire. Les contacts peuvent être privés ou partagés.

Créer / modifier la fiche d'un contact

Pour créer un contact, cliquez sur "Nouveau contact" ou "Nouvelle société" et remplissez le formulaire. Ce premier niveau d'information pourra être complété depuis la fiche dédiée à ce contact, consultable en cliquant sur son nom dans votre annuaire.
Par défaut, tout nouveau contact est privé.

Importer des contacts

La fonctionnalité import accessible depuis le menu Actions de l'annuaire vous permet d'importer directement dans la plateforme un carnet de contacts au format .csv (Outlook, Outlook Express, Yahoo! Mail, Hotmail, etc.) ou .vCard (carnet d'adresses Apple).
Définissez our vos imports si vous souhaitez conserver ces contacts dans votre répertoire privé, ou si vous voulez les partager avec un membre ou un profil.

Typologie des fiches contacts

L'annuaire rassemble plusieurs types de contacts, que vous pouvez distinguer grâce à des icônes : les membres de la plateforme (icône avatar), les contacts (icône fiche contact) et les sociétés ou personnes morales (icône building).

Partager des contacts

Par défaut lorsque vous créez un contact, il est privé et donc accessible depuis votre répertoire personnel.
Ensuite, vous pouvez décider de le partager avec d'autres membres de la plateforme. Pour cela, cliquez sur "Partager la fiche" dans le menu "Actions" lorsque vous consultez la fiche de votre contact.
L'icône cadenas vous indique si le contact est privé (cadenas fermé), partagé avec un ou plusieurs membres (cadenas ouvert) ou public (pas de cadenas).

Inviter un contact sur la plateforme

Les contacts entrés dans l'annuaire peuvent être invités à rejoindre la plateforme en tant que membre. Les personnes disposant de ce droit peuvent alors envoyer une invitation personnalisée à un contact en cliquant sur "Inviter à la plateforme" dans le menu "Action" de la fiche de ce contact.
Une fois l'invitation acceptée, le contact disposera d'une fiche profil et d'un espace personnel comme tous les autres membres de la plateforme.
Les fiches personnelles sont accessible de partout dans la plateforme, chaque fois que s'affiche le nom d'un membre, un lien vers sa fiche est automatiquement généré.

Classements et filtres

La fonctionnalité de filtre vous permet de retrouver facilement des contacts. Tapez les premières lettres de son nom, prénom ou entreprise, dans l'un des champs de recherche et vous verrez la liste se mettre à jour automatiquement réduisant le nombre des contacts présentés.
Les filtres ainsi obtenus peuvent être mémorisés dans votre bibliothèque de filtres personnels pour retrouver cette recherche ultérieurement.

Envoyer un message à un ou plusieurs membre(s)

Sélectionnez un ou plusieurs membres en cochant la case devant leur photo dans l'annuaire pour envoyer un message interne via la messagerie de la plateforme.
Vous pouvez retrouver le suivi des messages échangés avec un membre dans la rubrique "Messages échangés" de son espace personnel.

Envoyer un e-mail à un ou plusieurs contacts

Sélectionnez un ou plusieurs contacts en cochant la case devant leur photo dans l'annuaire pour envoyer un e-mail. Ce moyen simple et rapide permet d'envoyer des e-mails groupés en quelques clics.

Création de liste(s)

Chaque recherche effectuée dans l'annauire permet d'enregistrer des listes personnelles de contacts et/ou membres. Cette fonctionnalité vous permettre de créer des listes figées comprenant des contacts et/ou des membres, afin de leur envoyer des messages groupés par exemple.

Recherche précise

La fonctionnalité de recherche avancée vous permet de classer vos résultats en fonction du contenu recherché. Vous pouvez ainsi facilement localiser une personne, une compétence, une expertise ou encore une entreprise, etc.

Gestion des droits croisés

Par défaut, tous les membres d’un même profil se voient entre eux. Ensuite, à vous d’utiliser la fonction de droits croisés pour paramétrer l’annuaire à votre guise et définir des règles. Exemple : Les profils « fournisseurs » se voient entre eux mais ne voient pas les profils « clients » etc.

Exporter des membres

Effectuez des tris selon le profil, le nom ou le prénom, pour retrouver rapidement des membres, et exportez la/les listes ainsi obtenues au format CSV ou en PDF. Grâce à l'historique, gardez une trace de tous les exports et impressions de la base de donnée, qui ont été effectuées (Date + auteur + lien de téléchargement).