L'extranet d'une entreprise est une application logicielle destinée aux acteurs externes à l'entreprise, que sont ses prospects, ses partenaires, ses revendeurs, ses clients, ses prescripteurs, ses fournisseurs, etc.
Accessible de manière sécurisée via Internet et organisée selon les droits des profils et des membres, l'extranet a pour vocation de structurer et d’organiser les contenus et applications selon le profil connecté.
L'extranet 2.0 est une extension du système d'information de l'entreprise à ses partenaires et accessible via un accès sécurisé sur le web, afin d'améliorer la qualité dans les échanges structurés ou non, en toute sécurité.
Cette organisation structurée et intégrée des échanges - évitant les e-mails trop nombreux par exemple - accroît la productivité et l'efficacité des deux parties.
L'extranet 2.0 :
- Centralise la circulation des informations et le partage des connaissances entre les différents types d'acteurs externes à l'entreprise et les collaborateurs internes de l'entreprise, appelées "données non structurées" (Textes, images, documents, photos ou vidéos
- Dématérialise des processus métiers de gestion de commandes, de stocks, de déclaration d'incidents, de collecte d'avis, de veille collaborative, etc. via des applications métiers intégrées et synchronisées avec le système d'information de l'entreprise appelées "données structurées" car organisées via des champs et très souvent composés de traitements simples ou composites
- Organise l'entraide entre les métiers via des fonctionnalités de réseau social pour accélérer la diffusion des connaissances vers les partenaires, pour améliorer la connaissances des produits vers les clients, etc.
L'extranet est un portail accessible via le web, de structuration et de dématérialisation dans la gestion des processus avec les acteurs externes, et le lieu d'échanges et de capitalisations des connaissances avec l'écosystème économique de l'entreprise.
Selon les organisations, il se synchronisera avec d'autres applications de production, de comptabilité ou de gestion de la relation client, etc. via des connecteurs normés (Exemple : Les Webservices).
Une attention particulière sera apportée à l'ergonomie pour satisfaire différents types d'utilisateurs et de profils, qui ne sont pas amenés à exploiter au quotidien l'application d'un fournisseur ou d'un client.
Contrairement à un intranet, un extranet est exploité - pour l'essentiel-par des utilisateurs externes à la société, habitué à des logiques différentes d'usages numériques. Par conséquent, l'ergonomie doit rester la plus simple et intuitive qu'il soit possible.
Le principe de l'extranet 2.0 est de mettre à disposition des partenaires, fournisseurs ou clients, une application logicielle permettant de centraliser et de structurer tous les types de contenus utiles à une collaboration pertinente de l'entreprise avec les différents acteurs de son écosystème économique, commercial, technique ou financier.
Le premier atout de l'extranet proposé par Nearbee réside dans la simplicité d'invitation et l'affectation des droits selon les profils ou l'entreprise invitée.
Le second atout réside dans la simplicité du déploiement des environnements et applications ouvertes aux partenaires, afin de structurer et d'organiser les usages souhaités : Gestion des demandes, mise à disposition de documents, de bases de connaissances, etc.
Le troisième atout est la facilité d'intégration de processus dématérialisés reliés aux autres applications résidentes dans le système d'information de l'entreprise.
Cette intégration structurée et organisée, des partenaires permet une plus grande rigueur et une réactivité dans la collaboration donc une amélioration de la productivité des collaborateurs impliqués avec les partenaires, avec une supervision qui permet d'évaluer la réactivité, le suivi et la qualité des processus et réponses.
La mise en place d'espaces collaboratifs permettra une étroite coopération au quotidien et la mise en place d'un processus d'organisation apprenante.