Cette application vous permet d'organiser le partage et la diffusion de documents au sein d'un espace collaboratif. Organisez le stockage de tous vos types de documents (.Doc, .Xls, .Jpeg,.Pdf, etc.) au sein de répertoires ; le rangement est intuitif grâce au glisser/déposer.
Retrouvez également toutes les pièces jointes attachées aux pages et aux autres applications de cet espace, centralisées dans un tableau récapitulatif. Vous retrouvez alors facilement une pièce jointe sans avoir à chercher la page à laquelle elle est attachée et pouvez y accéder en un clic. Les filtres vous permettent de consulter rapidement toutes les pièces jointes liées à une application ou encore, de classer vos fichiers par ordre de publication sur la plateforme.
Partagez facilement vos documents via un accès sécurisé
L'activation de la Gestion électronique de documents au sein d'espaces sécurisés vous permet de maîtriser les conditions d'accès aux fichiers mis en ligne.
Les personnes autorisées accèdent facilement et rapidement à l'information, et peuvent télécharger les documents de manière rapide et fiable.
Mise en place d'une organisation commune
Le classement en dossiers et sous-dossiers vous permet d'induire pour l'ensemble de vos collaborateurs une organisation commune, il est alors plus simple d'échanger et de collaborer autour de documents.
Le rangement est intuitif grâce au glisser/déposer, et vous limitez les erreurs de classement et la perte de documents.
Vous pouvez également préciser le contenu de vos fichiers grâce à l'ajout d'un résumé lors de la mise en ligne du fichier, facilitant ainsi l'indexation des documents.
Stockage / archivage de tous types de fichiers
Le gestionnaire de fichiers supporte tous types de documents numériques (.Doc, .Xls, .Pdf, .Jpeg, etc.). Vous pouvez alors dématérialiser vos archives papier et organiser facilement le stockage de vos données numériques dans des espaces sécurisés.
En partageant l'accès à cet espace aux collaborateurs autorisés, vous réduisez les emplacements de conservation de ces documents et donc l'espace de stockage nécessaire.
Centralisez les documents d'un projet
Retrouvez automatiquement tous les fichiers relatifs à un projet dans le gestionnaire de fichier d'un espace de type "Projet".
Le tableau "Ensemble des fichiers attachés aux pages de l'espace" du gestionnaire de documents centralise les pièces jointes attachées aux pages de l'espace évitant ainsi les recherches fastidieuses dans les pages wiki ou dans les pièces jointes de vos e-mails.