L'application Sharemail est une application de gestion collaborative des e-mails, et permet d'accroître la productivité des collaborateurs dans la gestion des e-mails reçus et envoyés.
En posant le principe d'une structuration des échanges d'e-mails selon leurs fonctions, l'application Sharemail améliore automatiquement le traitement de l'e-mail reçu et l'usage du mail dans les processus de l'entreprise.
Vous créez vous-même votre adresse e-mail, les e-mails sont reçus (ou envoyés) dans une boîte aux lettres collaborative composée de fonctionnalités utiles et intuitives, et partagées par les collaborateurs autorisés.
Des fonctionnalités étendues de traitement des pièces jointes, de réponses automatiques, de transfert selon l'expéditeur et de bibliothèque de réponses types permettront d'accroître de manière substantielle le temps consacré à la gestion des e-mails entre les collaborateurs.
Configuration de l'adresse e-mail
Lors de l'activation de l'application Sharemail la première action à faire est de choisir quelle adresse e-mail vous souhaitez gérer dans l'application. Choisissez une adresse e-mail déjà existante, entrez ses données de configuration, et l'application récupérera automatiquement les prochains e-mails envoyés à cette adresse. Enfin, choisissez qui parmi les membres de la plateforme aura les droit de lire / traiter ces e-mails.
Prévisualiser le contenu d'un message
Dans votre boîte de réception, cliquez sur un message pour le dérouler et lire directement son contenu dans la page. Vous pouvez alors supprimer ce message, le faire suivre à un ou plusieurs collaborateurs, ou y répondre en tapant votre réponse ou en sélectionnant une réponse type pré-enregistrée dans votre bibliothèque de contenus. Cliquez à nouveau pour fermer le message.
Paramétrer des réponses types
Vous pouvez créer les réponses types dans l'administration de l'application Sharemail, ou directement à partir d'un message que vous avez rédigé en cliquant sur : "Créer une réponse type à partir de ce mail". Vos réponses enregistrées sont disponibles dans le menu déroulant "Réponses types" lorsque vous rédigez un e-mail, et peuvent être organisées en catégories.
Transférer un message à un collaborateur
La fonctionnalité de routage des e-mails vous permet de transférer un message à un ou plusieurs destinataire(s) en fonction d'une compétence / expertise, ou selon les disponibilités de chacun. Lors du transfert d'un message, vous pouvez associer une tâche à réaliser, que vous pourrez assigner à tout ou partie des destinataires.
Création de routages automatiques
Créez des règles pour rediriger automatiquement des e-mails en fonction de de l'expéditeur, du destinataire, ou encore de l'objet du mail. Vous pouvez ainsi réexpédier automatiquement des messages vers les bons destinataires et y associer des création de tâches automatiques si besoin est.
Création de règles automatiques
Vous souhaitez optimiser le temps de traitement de la boîte mail partagée sur l'application Sharemail ? Définissez des règles automatiques pour supprimer automatiquement des messages, les placer dans le dossier Spam ou les transférer à un ou plusieurs collaborateurs.
Transférer un message vers un espace collaboratif
La fonctionnalité de routage des e-mails vous permet de transférer le contenu d'un message vers un espace collaboratif existant. Vous retrouverez alors le contenu de l'e-mail sur une page wiki à partir de laquelle vous pourrez commencer à collaborer, éditer la page, l'annoter, ajouter des pièces jointes, etc.
Création de filtres personnalisés
Optimisez l'affichage des messages dans votre boîte de réception en créant des filtres personnalisés. Les filtres sont des règles permettant de trier rapidement vos e-mails en fonction de l'expéditeur, du destinataire ou de l'objet du message.
Statistiques de traitement des messages
Obtenez des informations sur le volume de messages reçus et leur traitement par les différents utilisateurs autorisés à gérer cette boîte e-mail (utilisateurs les plus actifs, pourcentage de réponses directes ou de routage, etc.).