Le premier principe de l'application Sharemail est de pourvoir partager les e-mails reçus et/ou envoyés, via une structuration mise en place par nature / type / fonction / expéditeur / destinataire des correspondances.

Le second principe de l'application Sharemail est de séparer le contenant du contenu, de décolérer le liant entre l'outil de communication et la mission du contenant, afin d'insérer des processus innovants dans le traitement et la capitalisation des échanges.

Le troisième principe est d'associer des fonctionnalités de gestion automatiques, pour accélérer les actions prévues, préparer les réponses, automatiser les tâches, etc.

Ainsi, l'application Sharemail permet d'organiser le traitement des e-mails selon le processus (traitement des demandes d'assistance, gestion du service après-vente, traitement des commandes, des CV, etc.) ou la fonction de l'e-mail adressé (fonction commerciale, fonction technique, projet marketing, etc.) et de manière collaborative.

La collaboration peut s'enclencher en amont dès la réception de l'e-mail (ou de l'envoi) afin de partager les ressources nécessaires au traitement, ou en aval après le transfert de l'e-mail lors de l'exécution des tâches et actions nécessaires.