L'application Sharemail est une application de gestion collaborative des e-mails, et permet d'accroître la productivité des collaborateurs dans la gestion des e-mails reçus et envoyés.
En posant le principe d'une structuration des échanges d'e-mails selon leurs fonctions, l'application Sharemail améliore automatiquement le traitement de l'e-mail reçu et l'usage du mail dans les processus de l'entreprise.
Vous créez vous-même votre adresse e-mail, les e-mails sont reçus (ou envoyés) dans une boîte aux lettres collaborative composée de fonctionnalités utiles et intuitives, et partagées par les collaborateurs autorisés.
Des fonctionnalités étendues de traitement des pièces jointes, de réponses automatiques, de transfert selon l'expéditeur et de bibliothèque de réponses types permettront d'accroître de manière substantielle le temps consacré à la gestion des e-mails entre les collaborateurs.
Le premier principe de l'application Sharemail est de pourvoir partager les e-mails reçus et/ou envoyés, via une structuration mise en place par nature / type / fonction / expéditeur / destinataire des correspondances.
Le second principe de l'application Sharemail est de séparer le contenant du contenu, de décolérer le liant entre l'outil de communication et la mission du contenant, afin d'insérer des processus innovants dans le traitement et la capitalisation des échanges.
Le troisième principe est d'associer des fonctionnalités de gestion automatiques, pour accélérer les actions prévues, préparer les réponses, automatiser les tâches, etc.
Ainsi, l'application Sharemail permet d'organiser le traitement des e-mails selon le processus (traitement des demandes d'assistance, gestion du service après-vente, traitement des commandes, des CV, etc.) ou la fonction de l'e-mail adressé (fonction commerciale, fonction technique, projet marketing, etc.) et de manière collaborative.
La collaboration peut s'enclencher en amont dès la réception de l'e-mail (ou de l'envoi) afin de partager les ressources nécessaires au traitement, ou en aval après le transfert de l'e-mail lors de l'exécution des tâches et actions nécessaires.