Nous reconnaissons tous la rapidité de cet outil de communication extraordinaire, efficace et économique et reconnaissons tous aussi les nombreuses gymnastiques qu'il nous oblige à faire pour retrouver un e-mail envoyé, ne pas oublier l'insertion d'un destinataire en copie, des pièces jointes pas toujours appréciées par le pare-feu, qu'il faut renvoyer n fois, etc.

D'un usage de communication, l'e-mail est désormais intégré dans nos usages collaboratifs et c'est toute l'organisation qui est concernée par des mises en copie systématiques, des documents redondés sur toutes les boites aux lettres, etc.

La réflexion devenue de plus en plus nécessaire sur ces usages, m'a amené à ouvrir la corrélation entre l'outil d'instantanéité qu'il constitue et les types d'usages, puis à séparer le contenant du contenu, à essayer d'identifier son intégration et ses conséquences dans le comportement des équipes, et de constater qu'il était devenu un outil de collaboration pour organiser l'avancement d'un projet, d'une transaction, etc.

L'entreprise, plus précisément son organisation offre finalement un terrain propice à une première structuration dans la gestion des e-mails, car les services et métiers sont très souvent définis.

L'enjeu est important, tellement les conséquences sont nombreuses, lourdes et directement intégrées dans le processus de création de valeur de l'entreprise, dans son modèle économique.

Les mises en copie sont très souvent systématiques, elles sont perturbantes et chronophages.

Les  documents sont copiés autant de fois que de personnes en copie, les transferts indispensables, les ressources de stockages nécessaires deviennent un vrai sujet, etc.

Et nous voyons apparaitre "la journée sans e-mail", les messageries instantanées, etc.

Ce mail, nous avons essayé de l'apprivoiser, de le maîtriser et de le rendre plus utile, plus efficace et moins gourmand, en temps, en ressources de stockage et finalement plus productif.

Nous l'avons repensé en une application plus simple, plus intuitive et conforme aux usages des entreprises, et l'avons baptisé "Sharemail" pour penser cher e-mail.

Cette nouvelle application mise à disposition de nos clients, permet de recevoir des e-mails de manière traditionnelle, mais de les partager selon les droits prévus par l'administrateur, dans un service, une fiche client, etc.

Désormais, il est possible de localiser les pièces jointes reçues pour éviter les redondances tout en les partageant avec les autres membres autorisés et insérés dans cette nouvelle boite e-mail collaborative. Les documents sont présents une seule fois et accessibles à tout moment via un simple accès Internet.

L'application sharemail permet de classer et transférer ces e-mails selon l'organisation en place et de modifier leur statut en tâche par exemple.

Un précieux temps est économisé et la rigueur du processus est bénéfique.

L'analyse de l'existant a permis de proposer différentes classifications permettant de hiérarchiser, de s'intégrer plus harmonieusement dans les usages collaboratifs et de se consacrer aux tâches plutôt qu'à leur communication.

Un collaborateur impliqué dans la vie d'un projet peut ainsi et de facto accéder à une partie des e-mails échangés et ainsi se re synchroniser plus facilement, sans re créer des transferts et redondances toujours très gourmands en temps.

De nombreuses fonctionnalités de traitements automatiques, de bibliothèques de contenus types, etc… forment une application plus cohérente avec nos réalités quotidiennes et professionnelles.

Découvrez en images la nouvelle

application Sharemail de 
Nearbee :

Sharemail from Nearbee on Vimeo.

Les réseaux sociaux collaboratifs proposés par Nearbee structurent et organisent la collecte, le partage et la gestion des contenus et des actions,  entre les collaborateurs d'une entreprise, avec les fournisseurs, les partenaires et les clients, produisant trois types d'usages et de bénéfices :
Les usages collaboratifs, qui organisent et accélèrent le partage des informations et connaissances, dans un service et département, via des espaces de travail sécurisés, en utilisant des applications comme le wiki, la gestion électronique de documents, les bases de connaissances.
 
Les usages métiers, qui modélisent et dématérialisent les processus transversaux, et ainsi accroissent la productivité et la rigueur des process internes ou externes. La mise en place de catalogues produits, de références clients, d'applications de traitement et de suivi de  demandes, ou encore de gestion collaboratives des e-mails fiabilisent les processus et améliorent les performances des métiers.
 
Les usages business, qui élargissent les modèles d'affaires en proposant une nouvelle structure de coûts via de nouveaux canaux de commercialisation. Un élargissement de l'offre et l’atteinte de nouvelles cibles, amènent un élargissement du modèle d'affaires, dont les marges sont plus importantes car l'élargissement est le résultat de la combinaison de coûts réduits et de nouvelles cibles peu couteuses à atteindre.